สร้างเว็บEngine by iGetWeb.com

เอกสารทางธุรกิจ

เอกสารทางธุรกิจ

เอกสารทางธุรกิจ

ความหมายของเอกสารธุรกิจ เอกสารทางธุรกิจ (Business Documents) หมายถึง เอกสารหรือตราสารต่างๆ ที่ทำขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษรที่เกี่ยวข้องกับการประกอบธุรกิจ โดยอาจจัดทำขึ้นในรูปของแบบฟอร์ม หรือในรูปของแบบพิมพ์หรือเขียนขึ้นในลักษณะที่ถูกต้องตามกฎหมายมีจุดมุ่งหมายเพื่อใช้เป็นหลักฐานยืนยัน หรืออ้างอิงในการประกอบธุรกิจ
     เอกสารธุรกิจ หมายถึง หนังสือที่ใช้เป็นหลักฐานที่ทำให้ปรากฏความหมายตามตัวอักษรตัวเลข เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการดำเนินกิจกรรมทางด้านการผลิต การจัดจำหน่ายและการบริการ จากความหมายดังกล่าวจึงเห็นได้ว่า เอกสารทางธุรกิจ เป็นสิ่งที่จัดทำขึ้นตามความประสงค์เพื่อใช้ในการดำเนินการทางธุรกิจให้ประสบผลสำเร็จ

ความสำคัญของเอกสารทางธุรกิจ ในการประกอบการธุรกิจ ผู้ประกอบการต้องมีความสัมพันธ์กับบุคคลและหน่วยงานองค์กรต่างๆ การติดต่อทางธุรกิจ จึงต้องกระทำเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อเป็นหลักฐานสำหรับใช้อ้างอิงและมีผลได้ตามกฎหมาย เอกสารทางธุรกิจที่จัดทำขึ้นจึงมีความสำคัญต่อวงการธุรกิจมากดังนี้
1. ใช้เป็นหลักฐานที่มีผลตามกฎหมาย
2. ทำให้การติดต่อกันทางธุรกิจ มีความสะดวกรวดเร็ว ปลอดภัย
3. สร้างความเชื่อถือในการติดต่อทางด้านสินเชื่อ
4. ใช้แทนการชำระหนี้ด้วยเงินสด ซึ่งทำให้เกิดความรวดเร็วและปลอดภัย
5. ใช้เป็นข้อมูลในการบันทึกทางการบัญชี
6. ทำให้เกิดสภาพคล่องในการถือหรือเปลี่ยนมือเกี่ยวกับหลักทรัพย์ทางธุรกิจ

      ประเภทของเอกสารทางธุรกิจ เอกสารทางธุรกิจสามารถแบ่งออกได้เป็น เอกสารเครดิต และเอกสารการเงินเอกสารที่เกี่ยวกับการซื้อและการขายสินค้า เอกสารประกันภัย เอกสารเกี่ยวกับการนำเข้าและส่งออก เอกสารเครดิต และเอกสารทางการเงิน (Credit and Financial Documents) ในการซื้อขายสินค้าต้องมีการชำระค่าสินค้า ซึ่งการซื้อขายอาจชำระเป็นเงินสดหรืออาจซื้อขายเป็นเงินเชื่อก็ได้ การทำเอกสารเครดิตก็เพื่อเป็นหลักฐานในการแสดงการเป็นหนี้สินกันโดยให้คำมั่นสัญญาว่า จะชำระเงินให้แก่ผู้ออกเครดิตในธนาคาร จึงมีการกำหนดรูปแบบของเอกสารเครดิตและเอกสารทางการเงินในหลายรูปแบบ

เอกสารเครดิตและเอกสารทางการเงิน (Credit and Financial Documents)

ตั๋วสัญญาใช้เงิน ( Promissory note หรือ P/ N ) ตั๋วสัญญาใช้เงินนั้นคือ หนังสือตราสาร ซึ่งบุคคลหนึ่งเรียกว่า ผู้ออกตั๋วให้คำมั่นสัญญาว่าจะใช้เงินจำนวนหนึ่งให้แก่บุคคลอีกคนหนึ่ง หรือ ให้ใช้ตามคำสั่งของบุคคลอีกคนหนึ่ง เรียกว่า ผู้รับเงิน
ลักษณะของตั๋วสัญญาใช้เงิน ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 983 กำหนดรายการตั๋วสัญญาใช้เงินดังนี้
- คำบอกชื่อว่า ตั๋วสัญญาใช้เงิน
- คำมั่นสัญญาอันปราศจากเงื่อนไขว่าจะใช้เงินเป็นจำนวนแน่นอน
- วันถึงกำหนดใช้เงิน
- สถานที่ใช้เงิน
- ชื่อ หรือรหัสของผู้รับเงิน
- ลายมือชื่อผู้ออกตั๋ว
ในปัจจุบันได้มีการนำตั๋วสัญญาใช้เงิน มาใช้กันมากในกิจการเงินทุนและหลักทรัพย์กล่าวคือ บริษัทเงินทุนหลักทรัพย์โดยทั่วไปจะออกตั๋วสัญญาใช้เงินให้แก่ผู้ที่นำเงินมาฝากไว้กับบริษัท ซึ่งในตั๋วสัญญาใช้เงินแต่ละใบก็จะมีรายการต่างๆ ที่จำเป็นตรงกัน เช่นจำนวนเดียวกับที่บริษัทเงินทุนหลักทรัพย์ สัญญาจะคืนให้แก่ผู้ฝากจากนี้ในเมื่อครบกำหนดตามที่ตกลงกันไว้ เช่นระยะเวลา 3 เดือน 6 เดือน 1 ปี หรือ 2 ปี เป็นต้น ตั๋วสัญญาใช้เงินแต่ละฉบับ จะกำหนดไว้ด้วยว่าดอกเบี้ยที่บริษัทจะจ่ายให้แก่ผู้ฝากเงิน เป็นอัตราร้อยละเท่าไรต่อปี เมื่อตั๋วสัญญาใช้เงินถึงกำหนดชำระเงินแล้ว ผู้ฝากซึ่งเป็นผู้ทรงตั๋วย่อมสามารถจะนำตั๋วนั้นไปขั้นเงินได้เรียกว่าให้บริษัท ผู้รับฝากใช้เงินพร้อมทั้งดอกเบี้ยตามที่ปรากฏบนหน้าตั๋วทันที

เช็ค(cheque) เช็คนั้นคือหนังสือตราสารซึ่งบุคคลหนึ่งว่าเรียกว่า ผู้สั่งจ่าย สั่งธนาคารให้ใช้เงินจำนวนหนึ่งเมื่อทวงถามให้แก่บุคคลอีกคนหนึ่ง หรือให้ใช้ตามคำสั่งของอีกคนหนึ่ง เรียกว่า ผู้รับเงิน
       สรุปได้ว่า ก. เช็คเป็นตั๋วเงินชนิดหนึ่ง ข. ผู้จ่ายเงินตามเช็ค ค. การจ่ายเงินต้องจ่ายเมื่อทวงถามเท่านั้น กรณีวันจ่ายเงินสำหรับเช็คที่ไม่ลงวันที่และให้มีการตกลงกันไว้จะลงวันที่ และให้มีการตกลงกันไว้ว่าจะลงวันที่เท่าใด และอย่างไรนั้น จะถือว่าเป็นเช็คที่สมบูรณ์ถูกต้อง เมื่อถึงวันที่ที่ลงกันไว้เช็คนั้น หรือ เมื่อได้มีการลงวันที่ในเช็คนั้น โดยถูกต้อง ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 988 บัญญัติไว้ว่า อันเช็คนั้น ต้องมีรายการดังต่อไปนี้คือ
 - คำบอกชื่อว่าเป็นเช็ค
 - คำสั่งอันปราศจากเงื่อนไขให้ใช้เงินเป็นจำนวนแน่นอน
 - ชื่อหรือยี่ห้อและสำนักของธนาคาร
 - สถานที่ใช้เงิน
 - วันและสถานที่ออกเช็ค
 - ลายมือชื่อผู้สั่งจ่าย
ชนิดและลักษณะของเช็คโดยปกติเช็ค จะมีความแตกต่างตามความต้องการของผู้จ่ายเช็คและผู้รับเช็คซึ่งจะได้กล่าวถึงแต่ละชนิดดังนี้
1. เช็คสั่งจ่ายตามสั่ง ( Order Cheque ) เป็นเช็คที่สั่งจ่ายให้แก่ผู้มีชื่อปรากฏในเช็คสามารถ โอนกันได้โดยการสลักหลัง และส่งมอบ
2. เช็คสั่งจ่ายให้บุคคล หรือผู้ถือ ( Bearer Cheque ) หมายถึงผู้สั่งจ่ายสั่งธนาคารจ่ายเงินแก่ผู้ถือเช็คฉบับนั้น เพียงแต่เขียนในช่องจ่ายว่าเงินสด ก็เป็นอันสมบูรณ์
3. เช็คสั่งจ่ายวันที่ล่วงหน้า ( Post Date Cheque ) เป็นเช็คที่ผู้สั่งจ่ายลงวันที่ล่วงหน้า จะเบิกเงินจากธนาคารได้ก็ต่อเมื่อถึงวันที่ที่ปรากฏบนเช็ค
4. เช็คขีดคร่อม ( Crossed Cheque ) เป็นเช็คที่ผู้สั่งจ่ายขีดหรือทำเครื่องหมายเส้นคู่ขนานไว้ตรงด้านหน้าของเช็คผู้ถือเช็คจะไม่สามารถเบิกเงินสดได้จะต้องนำไปเข้ากับบัญชีที่ตนฝากเงินกับธนาคารแล้วให้ธนาคารเป็นผู้ไปขึ้นเงินให้แล้วโอนเข้ากับบัญชีของผู้ทรงเช็คนั้นอีกทอดหนึ่ง แยกเป็น 2 กรณีดังนี้
    4.1 เช็คขีดคร่อมทั่วไป คือในระหว่างเส้นคู่ขนานไม่มีข้อความใดเขียนไว้เลยหรือมีคำว่าและบริษัท AND CO ; และหรือคำย่ออื่นๆ ทำนองเดียวกัน ซึ่งไม่เฉพาะเจาะลงไป
    4.2 เช็คขีดคร่อมเฉพาะในระหว่างเส้นคู่ขนานจะมีชื่อธนาคารใดธนาคารหนึ่งเฉพาะเจาะลงไป
5. เช็คอื่นๆ เป็นเช็คที่แตกต่างไปจากที่กล่าวมาแล้วจะใช้ในเฉพาะบางกรณีได้แก่
    5.1 เช็คที่ธนาคารรับรอง และอาวัล ( Certifide Cheque and Aval ) เป็นเช็คที่ธนาคารจะรับรองเพราะผู้รับเช็คไม่รู้จักผู้สั่งจ่ายดีพอ
    5.2 เช็คที่ถูกสลักหลัง
    5.3 เช็คที่ธนาคารเป็นผู้สั่งจ่าย ( Cashier Cheque )
    5.4 เคาน์เตอร์เช็ค ( Counter Cheque ) เป็นเช็คพิเศษที่ธนาคารสำรองให้ผู้ฝากต้องการจะเบิกแต่ไม่ได้นำเช็คมา
    5.5 เช็คสำหรับผู้เดินทาง ( Traveller Cheque ) เพื่อความปลอดภัยผู้เดินทางจะไม่นำเงินสดติดตัว ธนาคารจะมีเช็คเดินทางขายให้กับผู้เดินทาง

ตั๋วแลกเงิน ( Bill of Exchange )ลักษณะของตั๋วแลกเงินนั้น คือหนังสือตราสารซึ่งบุคคลหนึ่งเรียกว่า ผู้สั่งจ่าย สั่งบุคคลอีกคนหนึ่งเรียกว่าผู้จ่ายให้ใช้เงินหนึ่งแก่บุคคลหนึ่งหรือให้ใช้ตามคำสั่งของบุคคลหนึ่งเรียกว่าผู้รับเงิน
       ตามบัญญัติในมาตรา 908 ตั๋วเงินจะต้องทำเป็นหนังสือสามารถเปลี่ยนมือได้ข้อความในหนังสือมีลักษณะคำสั่ง โดยบุคคลหนึ่งสั่งให้อีกบุคคลหนึ่งจ่ายเงินให้แก่ผู้ที่มีชื่อระบุไว้ในตั๋วในกรณีเป็นตั๋วแลกเงินชนิดระบุชื่อ หรือสั่งให้จ่ายเงินให้แก่ผู้ถือ ในกรณีตั๋วผู้ถือซึ่งผู้ที่มีชื่อเป็นผู้รับเงิน หรือผู้ถือแล้วแต่กรณี สามารถที่จะสั่งให้ผู้จ่าย จ่ายเงินให้แก่บุคคลอื่นต่อไปนี้อีกก็ได้
       การออกตั๋วแลกเงิน จะต้องทำตามแบบที่กฎหมายกำหนดไว้สำหรับรายการในตั๋วแลกเงินนั้น ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 909 บัญญัติว่า
อันตั๋วแลกเงินนั้นต้องมีรายการดังกล่าวต่อไปนี้คือ
 - คำบอกชื่อว่าเป็นตั๋วแลกเงิน
 - คำสั่งอันปราศจากเงื่อนไขให้จ่ายเงินเป็นจำนวนแน่นอน
 - ชื่อหรือยี่ห้อผู้จ่าย
 - วันถึงกำหนดใช้เงิน
 - สถานที่ใช้เงิน
 - ชื่อหรือยี่ห้อผู้รับเงินหรือคำจดแจ้งว่าให้ใช้เงินแก่ผู้ถือ
 - วันและสภาพที่ออกตั๋วเงิน
 - ลายมือชื่อผู้สั่งจ่าย
        ตามลักษณะของตั๋วแลกเงิน ผู้สั่งจ่ายจะออกตั๋วมอบให้แก่ผู้รับเงินในเบื้องต้น ผู้ที่เกี่ยวข้องเป็นคู่สัญญา โดยตรงจึงมีเฉพาะผู้สั่งจ่ายและผู้รับเงินเท่านั้น ผู้จ่ายเป็นบุคคลที่ผู้สั่งจ่ายระบุให้เป็นผู้จ่ายเงินตามตั๋วแลกเงินนั้น โดยที่ยังไม่ได้เข้ามาเกี่ยวข้อง หรือเข้ามาเป็นคู่สัญญาในตั๋วแลกเงินก็ต่อเมื่อได้มีการนำตั๋วแลกเงินนั้นไปให้ผู้จ่ายใช้เงินหรือให้รับรองตั๋ว
       ตั๋วแลกเงินจะมีผู้ค้ำประกัน การรับประกันการใช้เงินทั้งจำนวนหรือบางส่วนก็ได้ซึ่งเรียกว่าอาวัล ( Aval ) การอาวัล คือการค้ำประกันให้มีการใช้เงินตามตั๋วเงิน ผู้อาวัล คือ ผู้ค้ำประกันการใช้เงินตามตั๋ว
        ตั๋วเงินคลัง ( Treasury Bill ) เป็นตราสารเปลี่ยนมือชนิดหนึ่ง ซึ่งมีข้อความแสดงสิทธิของผู้ทรง ในอันที่จะได้รับการชำระเงินจำนวนแน่นอน ณ สถานที่ และวันที่กำหนดไว้ ตั๋วเงินคลังที่ใช้ในประเทศไทยมีลักษณะดังนี้
   1. ผู้ออกตั๋วเงินคลัง คือกระทรวงการคลัง
   2. วันถึงกำหนดใช้เงินจะต้องระบุไว้ในตั๋วและจะช้ากว่า 12 เดือนนับแต่วันออกตั๋วไม่ได้
   3. ธนาคารแห่งประเทศไทย เป็นผู้ออกและจัดการกับตั๋วเงินคลัง แทนกระทรวงการคลัง
   4. ตั๋วเงินคลังจะขายในรูปเงินสด อาจทำได้ 2 วิธี คือ
       4.1 โดยวิธีประมูลราคา ผู้เสนอส่วนลดต่ำสุด จะเป็นผู้ประมูลได้
       4.2 กำหนดราคาขาย โดยมีอัตราส่วนลดหรือดอกเบี้ยกำหนดไว้ตายตัว

พันธบัตร ( Bonds ) คือ ตราสารชนิดหนึ่งที่สัญญาว่าจะชำระเงินที่แน่นอนจำนวนหนึ่ง ณ เวลาใดเวลาหนึ่งที่กำหนดไว้ในอนาคตใช้เป็นหลักฐานในการกู้ยืมเงินทุนระยะยาวที่มีหลักประกันพันธบัตรแบ่งออกได้ดังนี้
- พันธบัตรธุรกิจ ( Corporate Bond ) คือพันธบัตรที่ออกโดยธุรกิจเอกชน
- พันธบัตรรัฐบาล ( Government Bond ) คือพันธบัตรที่ออกโดยหน่วยงานรัฐบาลหรือรัฐวิสาหกิจ

ใบหุ้น ( Stock ) คือ เป็นเอกสารเครดิต ที่ใช้เป็นหลักฐานแสดงกรรมสิทธิ์ในความเป็นเจ้าของกิจการธุรกิจที่ทำการออกหุ้น จะกำหนดจำนวนหุ้นและมูลค่าของหุ้นไว้ สามารถโอนเปลี่ยนมือได้

สัญญาซื้อขาย ( Sales Contract ) การซื้อสินค้าที่ต้องมีใบสั่งถ้ามีจำนวนเงินมากๆ ปกติจะมีสัญญาซื้อขายด้วยเพื่อเป็นหลักฐานในการใช้สินเชื่อ และใบเก็บเงินในโอกาสต่อไป จากตัวอย่างสัญญาซื้อขายและ ใบสั่งซื้อดังกล่าวจะพบว่าในช่องรายการจะระบุสินค้าชนิดและคุณภาพ ซึ่งผู้ขายจะต้องจัดหาสินค้าตามมาตรฐาน ตามที่ได้ตกลงกันไว้ถ้าไม่ตรงกับตามนั้นผู้ซื้อย่อมมีสิทธิไม่รับมอบสินค้าหรือมอบแต่อาจส่งคืนแก่ผู้ขายได้นอกจากนั้น ก็ยังมีสิ่งต่างๆ ที่ต้องพิจารณาคือ
  1. สินค้าไม่มีคุณภาพตามตัวอย่างหรือไม่ได้ตามมาตรฐาน ตามที่ตกลงกัน
  2. ไม่มี ตรายี่ห้อ ชื่อผู้ผลิต หรือประเทศตามที่ตกลงไว้
  3. ราคาซื้อขายที่ตกลงกันไว้ในกรณีที่มีส่วนลดจะต้องระบุให้ชัดเจนว่า ถ้าซื้อเงินสดจะต้องมีส่วนลดเงินสด กี่เปอร์เซ็นต์
  4. ปริมาณสินค้าที่ซื้อขาย เมื่อระบุจำนวนแล้วผู้ขายเกิดจัดหาไม่ได้ จะขาด หรือเกินได้กี่เปอร์เซ็นต์
  5. การส่งมอบสินค้า จะดำเนินการภายในกำหนดระยะเวลาเมื่อใดต้องระบุให้ชัดเจน
  6. การชำระเงินต้องชี้แจงเงื่อนไขให้แน่ชัดเจนว่าเป็นเงินสด หรือเงินเชื่อชำระภายในกำหนดระยะเวลากี่วัน
  7. การบรรจุหีบห่อ ต้องตกลงเช่นเดียวกันระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ เพื่อจะมีค่าวัสดุอุปกรณ์และค่าใช้จ่ายต่างๆ ซึ่งอาจบวกรวมกับราคาสินค้าทำให้มีราคาสูงกว่าปกติ

เอกสารเกี่ยวกับการซื้อและการขายสินค้า ( Buying and Selling Transaction Documents )
เอกสารเกี่ยวกับการซื้อและการขายสินค้า คือเอกสารที่ใช้ติดต่อกันระหว่างผู้ขายกับผู้ซื้อหรือลูกค้า เพื่อให้การซื้อขายเป็นไปอย่างสะดวกรวดเร็ว และมีขั้นตอนรวมทั้งได้ทราบเงื่อนไขต่างๆ ของสินค้า
ตัวอย่างเอกสารเกี่ยวกับการซื้อและการขายสินค้า และราคาสินค้า ซึ่งทางร้านได้จัดทำขึ้นเพื่อส่งให้กับลูกค้า และเสนอขายตามราคานั้น ใบแจ้งราคาสินค้าจะมีการกำหนดระยะเวลา เช่น 1 เดือน 3 เดือน ถ้าพ้นจากระยะเวลานั้น ราคาอาจจะเปลี่ยนแปลงไปได้

ใบเสนอราคา ( Quotation ) เป็นเอกสารที่ใช้สำหรับเสนอราคาสินค้าให้กับลูกค้า จะมีรายละเอียดประกอบด้วยรายการสินค้า ลักษณะสินค้า ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน กำหนดการส่งมอบ ตลอดจนรายละเอียดอื่นๆ ที่จำเป็นสำหรับสินค้าแต่ละชนิด รูปแบบของใบเสนอราคาอาจจะทำเป็นจดหมายและแบบใบแจ้งราคาสินา หรือแค็ตตาล็อค ไปด้วยก็ได้

ใบสั่งซื้อ ( Purchasing Order ) เป็นเอกสารที่ทำขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อใช้เป็นหลักฐานในการสั่งซื้อสินค้า อาจทำเป็นรูปแบบฟอร์มหรือทำในรูปจดหมายสั่งซื้อก็ได้ สาระสำคัญของใบสั่งซื้อ ควรมีลักษณะสำคัญดังนี้คือ
1. ต้องมีคำว่า “Order” ( ใบสั่งซื้อ ) ปรากฏอยู่ด้วย
2. ต้องระบุรายละเอียด เช่น จำนวน ราคาต่อหน่วยไว้ชัดเจน
3. ระบุสถานที่ที่จะต้องส่งมอบอย่างชัดเจน
4. ต้องมีลายเซ็นผู้มีอำนาจสั่งซื้อที่ถูกต้องด้วย
5. ควรระบุวิธีจัดส่งที่เห็นว่าสะดวกเอาไว้ด้วย เช่น ทางรถไฟ ทางเรือ ทางอากาศ ทางไปรษณีย์ หรือทางองค์การรับส่งของราชการ หรือ เอกชน เช่น ผู้ขาย แผนกตรวจรับของ แผนกพัสดุ แผนกบัญชี และเก็บไว้ที่แผนกจัดซื้อ เป็นต้น

ใบกำกับสินค้า ( Invoice ) เป็นใบแสดงรายการสินค้าที่ผู้ขายจัดส่งให้กับผู้ซื้อ อาจจะส่งก่อน หรือจัดส่งให้พร้อมกับสินค้า ซึ่งอาจเรียกว่า ใบส่งมอบสินค้า หรือใบส่งของก็ได้ ใช้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบสินค้าที่ได้รับจากผู้ขาย และใช้เป็นใบสำคัญในการลงบัญชีด้วยรูปแบบของใบกำกับสินค้า ลักษณะดังนี้
1. แสดงรายการของสินค้าที่จัดส่ง ราคาเงื่อนไข การชำระเงิน
2. อ้างอิงถึงหมายเลขของใบสั่งซื้อ
3. ต้องมีหมายเลขของใบสั่งซื้อ
4. วิธีการส่งมอบสินค้า
5. หน่วยงานหรือสถานที่นำส่งของ
6. ควรทำขึ้นอย่างน้อย 5 ฉบับ ส่งให้แก่ผู้ซื้อ แผนกจัดส่งของ แผนกขาย แผนกบัญชี และแผนกคลังเก็บสินค้า

ใบลดหนี้ ( Credit note )เป็นเอกสารที่ใช้ในกรณีที่ผู้ซื้อสินค้า ได้รับสินค้าแล้ว ปรากฏว่าผู้ขายคิดราคาเกินหรือส่งสินค้ามาให้ผิดจากคำสั่งซื้อ หรือสินค้าชำรุด เมื่อผู้ขายได้รับทราบแล้ว ได้ให้คำยืนยันในการรับสินค้าคืนหรือยอมลดราคาให้ ฝ่ายผู้ขายจะออกใบลดหนี้ไปให้ ผู้ซื้อทราบว่าได้ลดหนี้หรือหักหนี้ในบัญชีของผู้ซื้อแล้ว รูปแบบของใบลดหนี้ มีลักษณะดังนี้
1. อ้างถึงใบกำกับสินค้าของผู้ขาย
2. วัน เดือน ปี ที่ออกใบเสร็จรับเงินให้
3. ระบุจำนวนและราคาสินค้าที่รับคืน
4. มีสถานที่อยู่ของผู้ซื้อและผู้ขาย

ใบเพิ่มหนี้ ( Debit note )เป็นเอกสารที่ใช้ในกรณีที่ผู้ขายคิดราคาสินค้าต่ำไป หรือได้ส่งสินค้าเกินไปเมื่อผู้ขายแจ้งให้ผู้ซื้อทราบแล้วก็จะออกใบเพิ่มหนี้ให้ผู้ซื้อแจ้งว่าได้เพิ่มหนี้ในบัญชีของผู้ซื้อแล้วรูปแบบของการเพิ่มหนี้ มีลักษณะที่สำคัญดังนี้
1. มีที่อยู่ของผู้ซื้อและผู้ขาย
2. ระบุวัน เดือน ปี ที่ออกใบเพิ่มหนี้
3. อ้างถึงใบกำกับสินค้า
4. บอกจำนวนและราคาที่เพิ่มหนี้

ใบเสร็จรับเงิน ( Receipt )เป็นเอกสารที่ผู้ขายออกให้กับผู้ซื้อสินค้า เพื่อแสดงว่าได้มีการชำระเงินกันถูกต้องแล้ว รูปแบบของใบเสร็จรับเงิน ตามที่ระบุไว้ในประมวลรัษฎากร ( ม. 105 )
1. ประกอบด้วยสำเนาหรือต้นขั้ว
2. มีเลขทะเบียนการค้าของผู้ออกใบเสร็จรับเงิน
3. ต้องมีการลำดับเล่มและเลขที่ในใบเสร็จรับเงิน
4. ต้องมีวัน เดือน ปี ที่ออกใบเสร็จรับเงิน
5. มีภาษาไทยกำกับในกรณีที่เป็นใบเสร็จรับเงินที่ใช้ภาษาต่างประเทศ
6. ระบุจำนวนเงินที่ได้รับ
7. ต้องระบุจำนวนเงิน ชื่อ จำนวน ราคาต่อหน่วย
8. ต้องมีชื่อหรือยี่ห้อ ที่อยู่และหมายเลขทะเบียนการค้าของผู้ซื้อ
9. ต้องปิดอากรแสตมป์ตามกฎหมายประมวลรัษฎากร

เอกสารประกันภัย ( Insurance Document ) การประกันภัย ( Insurance ) เป็นวิธีการกระจายความเสี่ยงโดยทำสัญญาระหว่างฝ่ายที่ตกลงจะใช้สินไหมทดแทนกับบุคคลอีกฝ่ายที่ตกลงส่งเงินเบี้ยประกัน และมีเงื่อนไขแห่งการชำระเงินตามเหตุที่เกิดขึ้นตามระบุในสัญญา แบ่งเป็น 2 ประเภทใหญ่ คือ การประกันชีวิตและการประกันวินาศภัย
เอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการประกันภัย
ใบคำขอประกัน ( Proposal for Insurance ) เพื่อความสะดวกในการทำสัญญาประกันภัยทุกรูปแบบ บริษัทประกันภัยจะจัดทำเอกสารในการทำสัญญาไว้ ซึ่งผู้เอาประกันต้องกรอกข้อความต่างๆ ในใบคำขอเอาประกันตามความเป็นจริง
รายละเอียดในใบคำขอเอาประกัน มีดังนี้
- ชื่อ นามสกุล อายุ ผู้เอาประกัน
- ที่อยู่ อาชีพ
- รายละเอียดเกี่ยวกับการประกัน
- ภัยที่ต้องการคุ้มครอง
- จำนวนเงินเอาประกัน
- ความเสี่ยงภัยที่มีอยู่ในปัจจุบัน
- ประวัติการทำประกัน
เอกสารนี้จะนำไปใช้ในการจัดทำกรมธรรม์ประกันต่อไป หากมีกรณีพิพาทระหว่างผู้รับประกัน และผู้เอาประกันก็สามารถใช้เอกสารนี้เป็นหลักฐานอ้างอิงได้
กรมธรรม์ประกันภัย ( Policy ) เป็นสัญญาประกันภัยที่ระบุข้อความเป็นเงื่อนไขต่างๆ ตามที่ผู้เอาประกันและผู้รับเอาใบประกัน 2 ฝ่าย ได้ตกลงกันไว้ กรมธรรม์ประกันภัยจะกำหนดเงื่อนไขแตกต่างกันตามประเภทของการประกันภัยแต่ละชนิดกรมธรรม์ประกันภัย มีสาระสำคัญดังนี้คือ
1. ระบุคำว่า กรมธรรม์ ( แยกตามประเภท เช่น กรมธรรม์ประกันชีวิตกรมธรรม์อัคคีภัย )
2. มีหมายเลขที่กรมธรรม์ จำนวนเงินเอาประกัน ระบุเลขที่และวันที่ของคำขอเอาประกัน
3. แจ้งให้ทราบถึงแบบของกรมธรรม์ โดยระบุชื่อ และที่อยู่ของผู้เอาประกัน ชื่อผู้รับประโยชน์
4. มีกำหนดระยะเวลาประกัน การชำระค่าเบี้ยประกัน อัตราเบี้ยประกัน
5. ลงวันที่ที่ออกกรมธรรม์
6. ระบุวงเงินประกันที่บริษัทจะจ่ายให้เมื่อครบกำหนดสัญญา
7. มีลายเซ็นผู้มีอำนาจลงนามในกรมธรรม์ประกันภัยของบริษัท
8. กำหนดเงื่อนไขแห่งกรมธรรม์ ( ด้านหลังกรมธรรม์ )
หนังสือคุ้มครองชั่วคราว ( Cover note )เพื่อเป็นการคุ้มครองชั่วคราวแก่ผู้เอาประกัน บริษัทผู้รับประกันจะออกหนังสือคุ้มครอง ชั่วคราว ให้แต่ผู้เอาประกัน จะมีกำหนดระยะเวลาการคุ้มครองหากพ้นระยะเวลาคุ้มครองบริษัทผู้เอาประกันสามารถปฏิเสธการรับประกันภัยได้
เอกสารการนำเข้า และส่งออกสินค้า ( Importing and Exporting Documents )
ในการสั่งสินค้าเข้า ( Import ) และการส่งสินค้าออก ( Export ) นั้น จำเป็นจะต้องใช้เอกสารมากมายหลายรูปแบบ เพราะมีผู้เกี่ยวข้องหลายฝ่ายด้วยกัน เป็นต้นว่าธนาคาร กรมศุลกากร บริษัทประกันภัย ผู้ประกอบการขนส่งระหว่างประเทศ ผู้สั่งเข้าและผู้ส่งออก ดังนั้นเอกสารที่เกี่ยวกับการนำเข้าและส่งออก จึงมีความสำคัญแก่ธุรกิจประเภทนี้เป็นของแต่ละฝ่ายให้เชื่อถือและยอมรับต่อกัน
      ตัวอย่างเอกสารที่ใช้ในการนำเข้าและส่งออก เลตเตอร์ออฟเครดิต คือหนังสือรับรองการชำระเงิน ซึ่งออกโดยธนาคารผู้เปิด ( Letter of Credit ) L / C ตามคำสั่งของลูกค้าผู้สั่งซื้อหรือสั่งสินค้าเข้าเปิดไปให้แก่ผู้ขายหรือผู้ส่งออก โดยผ่านธนาคาร ผู้แจ้งการเปิด L/C ในประเทศของผู้ขาย เพื่อเป็นการรับรองการชำระเงินค่าสินค้าให้แก่ผู้ขายแทนผู้ซื้อ โดยมีเงื่อนไขว่าเมื่อผู้รับประโยชน์ ( ผู้ขาย ) ได้ปฏิบัติตามเงื่อนไขข้อตกลงที่กำหนดไว้ใน L/C ทุกประการ ภายในระยะเวลา ที่ L/C มีผลบังคับใช้แล้ว ธนาคารผู้เปิด L/C ก็ชำระเงิน ค่าสินค้าให้แก่ผู้รับประโยชน์จะปฏิบัติไม่ถูกต้องตามเงื่อนไขของ L/C อันเป็นเหตุให้ธนาคารผู้เปิด L/C และผู้ซื้อปฏิเสธการชำระเงินได้

เลตเตอร์ออฟเครดิต แบ่งเป็น 2 ประเภท
1. เลตเตอร์ออฟเครดิตทางการค้าชนิดที่เพิกถอนไม่ได้ ( Irrevocab or Confirmea letter of Credit ) คือ L/C ที่ธนาคาร ผู้ออกหรือผู้เปิดรับรองว่าจะจ่ายเงินจำนวนหนึ่งตามที่ปรากฏในตั๋วแลกเงินภายในระยะเวลาหนึ่งตามสัญญาที่ปรากฏ L/C ชนิดนี้ จะขอถอนเงินหรือบอกเลิกไม่ได้เว้นแต่ผู้รับประโยชน์จะยินยอม
2. เลตเตอร์ออฟเครดิตที่เพิกถอนได้ ( Revocabie or Unconfirmed letter of credit ) คือ L/C ที่ธนาคารเป็นผู้เปิดหรือผู้ออกไม่ได้ให้ทำการรับรองว่าจะจ่ายเงินให้ตามตั๋วแลกเงินที่สั่งจ่ายอย่างแน่นอน เพียงแต่บอกกล่าวว่าจะยอมรับรองและจ่ายเงินตามตั๋วที่สั่งจ่ายถ้าหากว่าผู้เปิดไม่ได้บอกเลิกเสียก่อน L/C ชนิดนี้จะไม่ก่อให้เกิดข้อผูกพันทางกฎหมายระหว่างธนาคารกับผู้รับประโยชน์เพราะ L/C ดังกล่าว อาจมีการแก้ไขหรือยกเลิกได้ทุกโอกาสโดยไม่จำเป็น ต้องแจ้งให้ผู้รับประโยชน์ทราบ
        ใบ Proforma Invoice เป็นเอกสารแสดงรายการสินค้า จะออกให้เมื่อผู้ส่งสินค้า ได้รับคำสั่งซื้อแล้วผู้ส่งสินค้าจะออกใบ Proforma Invoice ไปให้ผู้สั่งสินค้าใบ Proforma Invoice สามารถใช้เป็นเอกสารสำหรับประเมินค่าภาษีและค่าขนส่ง เหมาะสำหรับการขายสินค้าแบบฝากขายรายละเอียดในใบ Proforma Invoice มีลักษณะดังนี้
 1. ระบุชื่อผู้ขายสินค้าและที่อยู่
 2. ระบุวัน เดือน ปี ที่ออก
 3. ต้องมีชื่อผู้รับสินค้าและที่อยู่
 4. กำหนดเงื่อนไขราคาเอาไว้
 5. ระบุถึงการขนส่งและการหีบห่อด้วย
 6. ให้รายละเอียดเกี่ยวกับรายการสั่งของ ชนิด ขนาด ลักษณะและราคาต่อหน่วย
 7. มีตราเครื่องหมายบนหีบห่ออยู่ด้วย
 8. ต้องมีชื่อและลายเซ็นผู้มีอำนาจลงนามและประทับตราของผู้ขายสินค้าใบตราสินค้า ( Bill of Lading )
      ทั้ง 8 ข้อนี้เป็นเอกสารที่บริษัทเรือ ทำให้กับผู้สั่งสินค้าเกี่ยวกับการบรรทุกสินค้าลงเรือจากต้นทางไปปลายทาง เพื่อเป็นหลักฐานแสดงการขนส่งสินค้า ใบตราส่งสินค้ามี 2 ชนิด คือ ก. Ocean B/C คือใบตราส่งสินค้าที่ใช้ขนส่งทางน้ำ ข. Through B/C คือใบตราส่งสินค้าร่วมกันทั้งทางบกและทางน้ำรายละเอียดในใบตราส่งสินค้า
 1. ต้องมีคำว่า ใบตราส่ง ( B/L ) อยู่ด้วย
 2. มีชื่อบริษัทขนส่งสินค้าและมีชื่อเรือ
 3. มีชื่อผู้รับสินค้า ชื่อผู้ฝากสินค้า
 4. ชื่อท่าเรือต้นทางและปลายทาง
 5. หมายเลขของตู้คอนเทนเนอร์ (ตู้บรรทุกสินค้า )
 6. บอกขนาด ปริมาณ น้ำหนักสุทธิ
 7. ลงวันที่ และสถานที่ออกใบตราส่ง ( B/L )
 8. ระบุหมายเลข ( B/L ) และจำนวนฉบับที่ออก
 9. กำหนดอัตราค่าระวางและเงื่อนไขการขาย
 10. ระบุข้อตกลงและเงื่อนไขต่างๆ ในการรับบรรทุกขนส่งสินค้า

ใบกำกับการหีบห่อสินค้า ( Packing List ) คือ เอกสารที่ผู้ส่งสินค้าแจ้งให้ทราบถึงรายละเอียดการหีบห่อสินค้า ตามที่ผู้สั่งสินค้าต้องการและใช้แนบมากับใบกำกับสินค้า เพื่อแสดงให้ทราบถึงวิธีการหีบห่อสินค้าซึ่งจะต้องจัดทำอย่างน้อย 5 ฉบับ และเป็นเอกสารแนบคู่กับใบขนส่งสินค้าขาเข้า เพื่อยื่นต่อกรมศุลกากรในพิธีการเสียอากรขาเข้าอีกอย่างหนึ่งด้วย รายละเอียดของใบแสดงรายการหีบห่อสินค้ามีดังนี้
 1. ต้องมีชื่อผู้ส่งพร้อมที่อยู่
 2. ระบุชื่อผู้รับพร้อมที่อยู่
 3. บอกชื่อเรือ ท่าเรือต้นทางและปลายทาง
 4. วันที่คาดว่าจะถึงปลายทาง
 5. ทำเครื่องหมายบนหีบห่อและจำนวนหีบห่อ
 6. ระบุรายการสิ่งของ เช่น ปริมาณ น้ำหนัก ขนาด เป็นต้น
 7. ต้องมีลายมือชื่อผู้มีอำนาจลงนาม
 8. ต้องอ้างอิงถึง หมายเลขของใบกำกับสินค้า ที่แนบมากับ Packing List ด้วย

ใบรับรองเมืองกำเนิดสินค้า ( Certificate of origin ) คือเอกสารที่แสดงถิ่นกำเนิดของการผลิตสินค้าว่าผลิตโดยประเทศ เป็นการป้องกันการปลอมแปลง เลียนแบบ เพื่อปกป้องผลประโยชน์ของผู้ผลิตสินค้า ใช้เฉพาะบางประเทศเท่านั้น รายละเอียดของใบรับรองเมืองกำเนิดสินค้า มีดังนี้
 1. มีชื่อระบุว่าเป็นใบรับรองเมืองกำเนิดสินค้า ( Certificate of origin )
 2. ต้องระบุชื่อผู้สั่งสินค้าเข้าพร้อมที่อยู่
 3. มีชื่อผู้ฝากส่งและที่อยู่
 4. ระบุชื่อผู้ที่จะแจ้งให้ทราบเมื่อสินค้ามาถึงจุดหมายปลายทาง
 5. ระบุยานพาหนะที่ใช้ขนส่ง ( ชื่อ เรือหรือเครื่องบิน )
 6. ชื่อท่าเรือต้นทางและท่าเรือปลายทาง
 7. รายละเอียดสิ่งของเช่น เครื่องหมาย หีบห่อ จำนวน น้ำหนัก และขนาด
 8. ระบุถึงเงื่อนไขการชำระค่าระวาง
 9. ต้องมีลายมือชื่อตัวแทน หรือเจ้าของผู้ผลิตสินค้าหรือผู้ส่งสินค้า
 10. มีลายมือชื่อผู้มีอำนาจของหอการค้าหรือสมาคมการค้า ที่รับรองมาตรฐานของสินค้าประเทศนั้น

ใบส่งปล่อยสินค้า คือ ตราสารที่ทางบริษัทเรือออกให้แก่ผู้นำเข้าเพื่อส่งมอบสินค้า ( Delivery Order ) และยินยอมให้ผู้ถือตราสารดังกล่าวสามารถทำการขนส่งสินค้าได้หลังจากการตรวจปล่อยแล้ว ในการปล่อยสินค้านั้น เมื่อเรือมาเทียบท่าแล้ว กัปตันเรือจะต้องรายงานเจ้าของพนักงานศุลกากรทราบภายใน 24 ชั่งโมง พร้อมกับทำบัญชีสินค้าและเอกสารที่จำเป็นอื่นๆ มอบให้แล้วจึงปล่อยสินค้าได้ รูปแบบของใบสั่งปล่อยสินค้า มีสาระสำคัญดังนี้
 1. มีคำว่า D/O และหมายเลขของ D/O
 2. มีชื่อผู้รับสินค้าและที่อยู่
 3. มีชื่อเรือ เที่ยวการเดินเรือ
 4. ท่าเรือต้นทาง
 5. ระบุเงื่อนไขการส่งมอบ
 6. อ้างถึงใบตราส่ง
 7. รายละเอียดของสิ่งของ น้ำหนัก ขนาดและปริมาณของหีบห่อ
 8. มีลายเซ็นชื่อผู้มีอำนาจลงนามในใบสั่งปล่อยสินค้า

ใบตราส่งสินค้าทางอากาศ ( Air Waybill )เป็นใบรับและเป็นสัญญารับขนสินค้าของสายการบิน ซึ่งออกให้แก่ผู้ส่งสินค้า ( Exporter ) ต่างจากใบตราส่ง ( Bill of Lading ) ตรงที่มิใช่เป็นตราสารแสดงสิทธิของผู้ทรงเอกสาร ความสำคัญ เป็นเอกสารสำคัญใช้ในการแนบใบขนส่งสินค้าขาเข้ามาทางด่านศุลกากรท่าอากาศยานดอนเมือง การจัดหา โดยปกติใบตราส่งสินค้าทางอากาศ จะออกโดยบริษัทการบินผู้รับขนส่งสินค้า
การจัดเตรียม บริษัทการบินจะออก AIR WAYBILL มาใน 2 ลักษณะคือ
- MARTER AIR WAYBILL เป็น AIR WAYBILL ใบเดียวสำหรับสินค้ารวมของผู้ซื้อขายหลายๆ คน โดยปกติสินค้ารวมดังกล่าวจะบรรจุในหีบห่อเดียว เพื่อประหยัดค่าใช้จ่าย และเพื่อความสะดวกในการขนส่ง
- HOUSE AIR WAYBILL เป็น AIR WAYBILL ที่บริษัทการบิน หรือบริษัทตัวแทนขนส่งออกให้แก่เจ้าของสินค้า แต่ละราย

 

Tags : เอกสารทางธุรกิจ

view